תקשורת פנים ארגונית בימי קורונה – חלק א'

אנחנו שמחות להזמין אתכם לעיין בסדרת מאמרים שידונו בשאלות הללו בדיוק. במאמר הנוכחי נעסוק בתחזוק הסיפור הארגוני, בערכים שנרצה לתקשר ועל האופן שנתקשר אותם (שכיחות הקשר, הפלטפורמות להתקשרות והפעולות עליהן אנחנו ממליצות בתקופה זו). במאמר הבא נדון בפונקציות השונות בתוך הארגון שעלינו לגייס לצורך יצירת תקשורת פנים ארגונית בריאה, והאופן שבו אנחנו בונים את שגרת התקשורת הזו בתקופה של חוסר וודאות.

לפני שנתחיל, מילה על ערכים ותרבות ארגונית

בתקופה זו ישנם כמה ערכים אוניברסליים שעלינו לנהוג על פיהם ולתקשר אותם לארגון (לא משנה איזה ארגון או מה גודלו). אנחנו לא חושבות שאנחנו מגלות לכם את אמריקה בהקשר הזה, אבל לעיתים יש דברים שנראים מובנים מאליהם אך הולכים לאיבוד בתקופה של כאוס, זה הזמן רגע לחזור לבסיס.

ערכים אוניברסליים

1. אחריות וביטחון

2. שקיפות וכנות

3. גמישות מחשבתית

4. שייכות ואכפתיות

ערכי חברה ספציפיים ותרבות ארגונית – Storyliving

הרבה ארגונים חורטים על דגלם ערכים, חלקם מקנים להם מקום באתר ואז שוכחים מקיומם וחלקם דואגים לחיות ולתקשר את הערכים הללו בהתנהגות ובתקשורת הפנים ארגונית. במידה ואתם חברה כזו, שלרוב חיה לפי הערכים שלה ומתחזקת את הסיפור הארגוני שלה, חשוב מאוד שבתקופה זו תמשיכו להתנהג בהתאם לערכים ולסיפור, דבר זה תקף גם לתרבות הארגונית. אנחנו נרחיב על זה מעט בהמשך כשנדבר על שמירה על שגרה.

בואו נבחן את הערכים הללו סביב פעולות שאנחנו ממליצות לקיים ופלטפורמות דרכן ניתן לתקשר

תקשורת רציפה ועדכונים שוטפים

תקשורת ישירה מן המנכ"ל\ית

שמתם לב שראש הממשלה מקיים מסיבת עיתונאים כמעט מדי יום מאז החרפת המשבר? הוא עושה זאת על מנת לעדכן נהלים, לחזק ולחזור על מסרים ("אהבה זה ריחוק" לדוגמה) ולא פחות חשוב, לייצר תחושה של ביטחון – תחושה שיש מי שלוקח בעלות. בימים אלה של חוסר וודאות, חרדה ותחושת חוסר אונים גם העובדים רוצים לקבל את התחושה שיש מבוגר אחראי במקום העבודה שלהם.

אנחנו ממליצות על שתי פעולות

1. מייל יומי מהמנכ"ל\ית עם עדכון על המצב ועל ההשלכות של העדכונים על הארגון, כיצד נערכים ומה ההנחיות לעובדים בארגון.

2. "לייב" (Live) – מעבר למיילים היומיים כדאי להעלות את המנכ"ל\ית לשידור חי פעם בכמה ימים. זו הזדמנות מצוינת לאפשר לעובדים להציף שאלות רלוונטיות למצב ולתת מענה בזמן אמת.

חשוב לנהוג בשקיפות ופתיחות – הפתיחות תשתלם לא רק מבחינת בניית האמון עם העובדים אלה גם במתן פתרונות. זה היה המקרה כאשר מנכ"ל של חברת סטארטאפ חלק עם העובדים אודות נקודות החולשה של החברה, בה יש צפי לירידת הכנסות, כתוצאה מכך עדכן המנכ"ל כי לא צפויים פיטורים אך יהיה חיסכון כלכלי במספר אפיקים אחרים, כנות זו גרמה לאחד מהמהנדסים בחברה להשקיע מחשבה גם מן הצד שלו והוא מצא פתרון בדמוי שינויים בכמה מן התשתיות של החברה באופן שיכול להוביל לחסכון.

עדכונים שוטפים בפורטל ארגוני או כל כיכר מרכזית ארגונית שקיימת

1. תקשורת אינפורמטיבית (לחיזוק תחושת הביטחון)

חשוב לעדכן את הפורטל הארגוני בהתאם למצב או לפתוח עמוד חדשות ארגוני שמציף את כל העדכונים הארגוניים – הנחיות יומיות, עדכונים מהשטח וכל מידע שחשוב לארגון להעלות.

      2. שמירה על מורל על ידי הכרה והוקרה (לחזק את תחושת השייכות ואכפתיות)

דאגו להציף סיפורים מיוחדים של עובדים שעושים דברים יוצאי דופן. תנו להם מקום בימים אלו של חוסר וודאות. הציפו סיפורים המשקפים את ערכי הארגון ואת האנושיות של אנשיו ותקשרו אותם פנימה. שתפו תמונות של עובדים בשגרה בימי קורונה (כמובן בהסכמתם).

צרו שגרה לא שגרתית וחזקו את התרבות הארגונית – Storyliving

עלו ל Live באירועים שבשגרה הייתם מתקהלים בהם – קחו לדוגמה את אירוע הרמת כוסית לפסח, לא חייבים לוותר על הרמת כוסית, ההפך, קיימו הרמת כוסית און-ליין, המנכ"ל יכול לברך, אולי עובד שיודע לנגן על פסנתר/גיטרה יכול לנגן לכולם בשידור חי וכו'. הרמת כוסית מרחוק יכולה לתת תחושה של קירבה ושייכות.

תחזקו את השגרה בצורות מקוריות, וצרו פלטפורמות לשיתוף, דבר זה יתרום הן לתחושת השייכות והן לביטחון. כך עשתה חברת סטארטאפ ידידותית לכלבים כאשר היא פתחה ערוץ slack ששמו working from home pets – בקבוצה מעלים תמונות של כלבים – אותם כלבים שכולם מכירים ואוהבים כי הם מלווים את העובדים שלהם לעבודה מידי יום.

באופן דומה חברה שחורטת על דגלה "התפתחות ולמידה" ונהגה להביא מרצים, להרים אקתונים ולהשקיע בפיתוח העובדים יכולה להמשיך לעשות זאת בכמה דרכים:

1. בתור התחלה, אפשר לפתוח ערוץ תקשורת (slack, וואטסאפ, ערוץ בפלטפורמה הארגונית) שם ההנהלה והעובדים יכולים להעלות סרטונים מעניינים, TED או המלצות לספרים. זה פתרון שמחזק את ערך הלמידה ואינו עולה כסף בתקופה של חוסר וודאות וחסכון.

2. במידה והזמנים בכל זאת מאפשרים אפשר להזמין מרצים ומנחים להעביר וובינרים וסדנאות מקוונות.

3. להמשיך לתת לעובדים במה – אם בימים כתיקונם היה נהוג שאחת לשבוע אחד מעובדי החברה מעביר הרצאה – אפשר להמשיך ולעשות זאת בזום או ב Teams.

מותר לומר – "לא יודעים"

עם אתם כמונו דבוקים למסך כל יום בשמונה בערב בטח ישנו מסר אחד שכבר שמתם לב שהוא חוזר על עצמו – הקורונה היא אירוע מתגלגל, לעיתים רב הנסתר על הגלוי וחלק מהשפעותיו עוד לא לגמרי ידועים לנו. לאורך כל הדרך חשוב למשל להבהיר לנו שעלינו להראות גמישות מחשבתית, זאת לצד הצורך לנסוך בנו ביטחון. כך גם עלינו לעשות מול העובדים.

למרות הרצון למישהו אחראי שנוסך ביטחון, להגיד שעוד לא יודעים הכל, זה חוזק בימים כאלה ולא חולשה. האמת היא, שאת רוב ההשלכות של האירוע הזה קרוב לוודאי שנגלה בדיעבד. אז כרגע גם לומר: ״אנחנו מודעים לסיטואציה וחושבים איך לטפל״ מעידה על כוח וכנות ולא על חולשה ותזכה להבנה מצד העובדים.

עובדים בחל"ת

1. גם אם הוצאתם עובדים לחל״ת, שמרו איתם על קשר וצרו אצלם תחושת שייכות. וודאו שהם יודעים שעשיתם זאת בשל המצב ושהם חשובים לכם. שלחו להם עדכונים מהארגון ברמה שבועית בכדי לשמור אותם מחוברים לארגון.

2. עזרו להם עם מילוי הטפסים והבירוקרטיה שקשורה בקבלת דמי אבטלה – שלחו להם את הטפסים, הסבירו להם איך למלא אותם ואפילו הציעו עזרה טלפונית למי שצריך.

לרשותכם, ארגנו לינקים לאתרים הרלוונטיים

• טופס תביעה לדמי אבלטה באתר המוסד לביטוח לאומי.

• טופס הצהרה לרישום ראשוני בשירות התעסוקה.

ספקים או שותפים

תקשורת שוטפת גם עם ספקים/לקוחות היא חשובה ומעידה המון על ערכיו של הארגון. לאורך שנים ארגונים קוראים להם שותפים במקום ספקים. ונראה כי זה זמן מעולה להוכיח זאת. תקשרו איתם, הקדימו להם תשלומים על עבודות קודמות והרגיעו אותם לגבי עבודות שבוטלו. ההתייחסות שלכם בתקופה הזו לספקים היא קריטית, ותשפיע על מערכת היחסים ההדדית שלכם בהמשך.

ומה עם המשפחה?

לא פשוט לעובדים שנמצאים בבית עם ילדים לייצר עבורם שגרה ובמקביל לעבוד כרגיל.

בימים האחרונים אנחנו עדים להרבה התגייסות מרגשת בחברה הישראלית. כך לדוגמה תיאטרון אורנה פורת שהעלה מגוון הצגות ללא עלות לרשת – לינק כאן.

מומלץ לרכז לינקים כאלו ולייצר רשימה של משחקים, אתרים חינוכיים ופעילויות עבור הילדים כדי לפנות זמן להורים לעבודה (וגם לילדים לנוח קצת מההורים 😊)

ואמנם, הוצאות נוספות יכול להיות בעייתיות בתקופה זו אבל לפעמים יש פתרונות יצירתיים שיכולים גם לחסוך בעלויות וגם לעשות טוב לעובדים ואף לקהילה. כך לדוגמה, קיבלנו מלא הודעות של חקלאים שיש להם כמויות תותים שאם לא ירכשו מהם ייזרקו לאשפה. רכישת סלסלת תותים לעובדים ומשלוח עד הבית יכול להיות ביטוי משמעותי לעובד בעת הזו.

אנושיות

בסופו של דבר, בזה מתחיל ונגמר משבר הקורונה. עד כמה אנחנו יודעים להיות אנשים טובים, עד כמה אנחנו ערבים זה לזה ואילו ערכים אישיים וארגוניים מובילים אותנו.

את המשבר הזה נשרוד, זה יקח זמן, אבל אחרי שהכל יגמר, נחזור לאט לאט לשגרה, ואז נוסיף לכף זכות או לחובה, את ההתנהלות של החברות והארגונים בזמן הזה.

האם תהיו אלו שניצלו הזדמנויות, הערימו קשיים והתנערו מאחריות, או דווקא אלו שהיו הוגנים, עשו מאמץ לעזור, היו פתוחים ומשתפים ופשוט… היו אנושיים.

שמרו על ערכי המותג והארגון שלכם גם בימים אלו.

חן בכר ומילה פינקלשטיין